Waarnemingsgegevens kunnen ingevuld worden op papieren waarnemingskaartjes. Een stapeltje lege kaartjes (eventueel ook een handleiding voor het invullen van deze kaartjes) kan gratis worden besteld door uw gegevens in te vullen in het formulier aan de rechterkant.

Met ingang van 2006 worden, voor het verzamelen van reptielen-, amfibieën en visgegevens, twee verschillende waarnemingskaarten gebruikt. Omdat op deze twee waarnemingskaarten verschillende gegevens verzameld worden, is gekozen om de kaarten duidelijk van elkaar te laten onderscheiden. Om dit verschil te benadrukken worden waarnemingen van reptielen en amfibieën op een witte waarnemingskaart ingevuld en worden viswaarnemingen op blauwe waarnemingskaarten genoteerd.

Met de waarnemingskaarten is het mogelijk om per locatie, meerdere waarnemingen van reptielen- en/of amfibieën of vissensoorten te noteren. Een waarneming op een andere locatie wordt op een volgende waarnemingskaart genoteerd.